Les éléments essentiels pour l'État ou les collectivités, lorsqu'ils s'engagent dans une relation contractuelle, sont les clauses du contrat. Elles peuvent notamment garantir les conditions d'utilisation, les conditions d'accès ou la capacité à se doter d'une hotline. Or, un logiciel libre ne permet pas ces garanties. L'élément fondamental lorsque l'État souhaite lancer un marché est la détermination préalable des besoins. C'est ce travail qui permettra à l'acheteur public de structurer le cahier des charges et de choisir l'entreprise la plus à même de répondre.