Comme je l'ai dit lors de la première audition, ces réunions associent plusieurs composantes. Le cabinet fixe le cadre général, l'organisation du déplacement. La plupart du temps, M. Alexandre Benalla présidait la réunion ; mais elle pouvait être pilotée, selon l'importance de l'événement, par le chef de cabinet. Des personnes du protocole y sont parfois associées.
Un représentant du préfet de police, membre de son cabinet immédiat ou de la mission police, est chargé d'apporter au préfet de police l'éclairage contextuel du déplacement ou de l'événement.
Des représentants de la direction de l'ordre public et de la circulation sont associés à la réunion, dans les conditions que je vous ai déjà précisées. Il s'agit très rarement du directeur, plus souvent des commissaires d'état-major ou des officiers.
Des personnes parties prenantes à l'événement peuvent également participer à ces réunions : des membres du cabinet de la maire de Paris si le lieu relève de la compétence de la Ville, le représentant de la société qui invite le Président, le recteur de l'université si le Président se déplace dans des locaux universitaires.
Ces réunions ont pour objet de cadrer les conditions générales du déplacement et, en ce qui concerne mes services, de regarder et d'examiner tous les éléments qui concernent, non pas la sécurité du Président lui-même – assurée, comme vous le savez, par mes collègues du GSPR – mais l'environnement de l'événement : la gestion du public, le positionnement des journalistes, l'accueil et l'orientation des invités le cas échéant, et la circulation. Déterminer par où le Président de la République arrivera, selon quel timing, et après quel itinéraire relève purement de ma compétence. Il peut aussi s'agir de choses plus futiles, comme le positionnement des journalistes, la mise à disposition du Président d'une pièce, la façon de s'organiser si, par exemple, le Président décide proprio motu de quitter l'itinéraire prévu au salon de l'agriculture pour visiter un stand.
Une fois la réunion achevée, le conseiller « police » du préfet de police ou son représentant élabore une fiche, un compte rendu précisant les conditions générales du déplacement et l'ensemble des points abordés. Il en rend destinataires les services de la préfecture de police qui ont vocation à intervenir sur l'événement, au premier rang desquels la direction de l'ordre public et de la circulation. Telles sont, madame la présidente, la nature et la forme de ces notes.