La déclaration d'intérêts est un document écrit, renseigné par le magistrat et remis à son chef de juridiction. Lors d'un entretien avec le magistrat concerné, le chef de juridiction apprécie cette déclaration et passe en revue les différentes rubriques pour évaluer l'existence d'un risque de conflit d'intérêts.
Ce document est ensuite placé sous pli et reste confidentiel. Il est adressé à la direction des services judiciaires. Une fois la déclaration d'intérêts établie, une fiche navette est produite, dans laquelle le chef de juridiction explique avoir reçu le magistrat en entretien individuel, précise s'il a délégué ou non cet entretien et s'il a été nécessaire de saisir le collège de déontologie. Une copie de cette fiche navette est jointe au dossier administratif du magistrat, tandis que l'original est envoyé avec la déclaration d'intérêts à la direction des services judiciaires.